素材库
素材库用于集中查找和取用图片、视频、音频与文件。使用前先确认 素材范围、文件状态和访问权限，再决定上传、预览或引用。
本文以电脑端“文档演示”应用为例。普通成员通过组织提供的素材入口操作；账号菜单中的素材管理入口、文件整理和回收能力，按实际授权开放。
1. 进入正确的素材范围
从已授权菜单、素材入口或业务链接进入素材库，核对当前所在应用。在左侧选择页面提供的范围：
| 范围 | 怎样使用 |
|---|---|
| 应用素材 | 查找与目标应用有关的素材，先核对应用名称 |
| 租户素材 | 查找当前组织范围内可访问的素材，再按分组缩小范围 |
范围不同不代表权限相同。 切到租户素材不会自动获得整个组织全部文件的读取权限；没有对应入口时，联系管理员确认。
2. 按类型、名称和状态查找
- 选择 全部、图片、视频、音频或文件，缩小素材类型。
- 核对左侧应用或分组，以及顶部的状态、访问级别条件。
- 在 搜索素材名称 中输入名称或关键字，按回车或点击搜索按钮。
- 对照文件名称、类型、大小等信息，确认找到了正确素材。
图 1：普通应用成员查找到本轮上传的演示图片。预览区显示实际的“预览不可用”。点击图片可查看原图。
没有结果时，先清空名称、类型、状态和访问级别条件，再核对应用或分组。正常、已归档、回收站 是不同状态；正常列表中找不到文件，不代表文件一定已被彻底删除。
3. 上传素材前确认访问级别
页面提供 上传素材 时：
- 确认当前范围与分组，是这份文件应保存的位置。
- 打开 素材库设置，核对 上传访问级别。
- 点击 上传素材，从本机选择文件，等待处理完成。
- 在列表中按名称重新查找，核对类型、大小与访问级别。
图 2：本例上传前选择 PRIVATE。页面提供的“级别说明”可用于核对含义。
页面对三个级别的说明如下：
| 访问级别 | 使用时应理解的含义 |
|---|---|
| PUBLIC 公开 | 用于可以公开分发的素材 |
| UNLISTED 非公开 | 不公开列出，但持有链接即可访问；不能按私密文件理解 |
| PRIVATE 私有 | 文件访问需要鉴权，不应直接作为公开地址外发 |
按组织要求选择级别，不因为预览失败就改成公开。修改上传设置不代表已经修改现有文件的访问级别；现有素材应以列表中的实际值为准。
本地已上传 documentation-sample.png，按名称能查到一条约 21.7 KB、级别为 PRIVATE 的图片条目。一次上传未明确成功时，先查询是否已有条目，再决定是否重试，避免重复文件。
4. 预览和取用文件
图片具备可用预览时，可使用预览入口核对内容；其他文件按页面提供的类型标识、预览或下载方式查看，不要求所有格式都有缩略图。
条目可见、能够上传和能够读取文件内容是不同能力。 本例成员上传后能看到素材条目，但 PRIVATE 图片预览请求返回无权限，因此本篇没有成功预览截图。遇到“预览不可用”时，应请管理员核对文件权限与存储服务。
在业务表单中，只有上传控件提供 从素材库选择 等入口时，才通过该入口选取现有文件。选中后还需检查目标字段的数量、类型和最终保存结果；本例尚未验证把素材写入表单字段。
下载或外发前，确认页面确实提供相应能力，并核对接收者能否访问。素材地址不是业务记录的完整分享，也不能把复制到地址等同于接收者已有权限。
5. 查看引用，再决定是否整理
需要了解文件是否被业务记录使用时，点击素材行上的 引用，核对页面返回的表单、记录和字段信息。
图 3：本次演示素材的引用列表局部。图片仅用于上传取证，当前返回空引用。
页面允许整理时，应区分这些动作：
| 动作 | 操作前确认 |
|---|---|
| 改名、移动 | 修改的是正确素材，目标分组和业务命名符合要求 |
| 复制外发链接 | 符合组织外发规则，访问级别与接收范围正确 |
| 归档 | 文件不再作为正常素材使用，但后续仍可能需要管理 |
| 回收、恢复 | 是否仍有业务引用，确认提示及恢复后的状态是什么 |
存在活跃引用的素材，不要为了清理列表而强行回收。表单中移除附件、解除业务关联与素材回收也不是同一操作。
本轮未执行改名、移动、外发、归档或回收。租户目录治理、访问策略调整和分享管理，由获得相应授权的人员处理。
已授权的整理操作怎样完成
页面已开放对应操作时，先找到目标素材，查看 引用，确认不会误处理其他业务的文件：
| 操作 | 操作顺序 | 完成后确认 |
|---|---|---|
| 重命名 | 点击目标行的重命名入口，输入非空名称并确认 | 按新名称查询，核对仍是原文件 |
| 移动 | 点击 移动，在窗口选择目标文件夹并确认 | 到目标文件夹查询；不能据此推断访问级别改变 |
| 归档 | 确认素材及引用，使用 归档 | 切到已归档状态查找；正常列表消失不表示已删除 |
| 取消归档 | 在已归档列表找到素材，使用取消归档入口 | 切回正常状态核对 |
| 回收或恢复 | 只在页面允许且业务负责人确认后操作，读清提示 | 到回收站或恢复后的列表核对状态及引用 |
被引用的素材回收受阻时，保留引用信息交给业务负责人，不为清空列表解除无关业务引用。以上依据已有整理入口，当前演示素材未执行这些状态变更。
将附件交付给他人
需要交付原文件时，先用实际提供的预览或下载入口确认内容，再核对本机保存结果；有条目但没有读取权限时，请管理员处理。需要交付链接时，按分享与外部访问确认接收方式，不把内部预览地址当作通用外发地址。
遇到问题
| 现象 | 先做什么 |
|---|---|
| 找不到素材入口 | 确认应用与账号，请管理员提供已授权入口 |
| 列表为空 | 检查范围、分组、类型、名称、状态和访问级别条件 |
| 上传失败 | 保留提示信息，先查是否已有同名条目，再反馈存储或权限问题 |
| 有条目却无法预览 | 核对内容读取权限、文件状态和存储服务，不随意降低访问级别 |
| 文件链接别人打不开 | 核对登录要求、外发方式和接收者权限 |
| 回收被阻止 | 先查看引用，交由业务负责人确认影响范围 |